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Wirtschaft im Südwesten
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STeUern
PraxiSWiSSen
GoBD
Herausforderung für den Mittelstand
G
oBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßi-
gen Führung und aufbewahrung von Büchern, auf-
zeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form so-
wie zum Datenzugriff“. im Schreiben vom 14. november
2014 hat die Finanzverwaltung umfassende anforderun-
gen an steuerpflichtige Unternehmen festgeschrieben.
auch wenn die meisten inhalte keine neuerungen sind,
sondern auf bereits bekannte instrumente hinauslaufen,
stellen sie kleine und mittlere Unternehmen (KMU) im
Mittelstand vor Herausforderungen. Bei den techni-
schen und organisatorischen Kontrollen, die auch bisher
schon für eine ordnungsgemäße Buchführung erforder-
lich waren, wird auf die „Komplexität und Diversifikation
der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur
sowie des eingesetzten DV-Systems“ abgestellt. erste
erfahrungen aus der Praxis zeigen jedoch, dass häufig
dennoch Zurückhaltung bei der Umsetzung besteht.
Dies zeigt sich zum Beispiel bei der Dokumentation
des internen Kontrollsystems (iKS). Bei KMU ist ein
wesentlicher aspekt des iKS oft die direkte einbin-
dung der Geschäftsführung oder Gesellschafter. Diese
Kontrolltätigkeiten sind im regelfall nicht umfassend
dokumentiert, sondern vielmehr „gelebte Praxis“. neu
ist, dass nun auch die Finanzverwaltung nachvollziehen
möchte, welche instrumente die Geschäftsführung zur
Überwachung der Prozesse anwendet. Dies führt dazu,
dass das iKS für Dritte nachvollziehbar dokumentiert
werden muss.
Gleiches gilt für die in den GoBD geforderten Ver-
fahrensbeschreibungen. Bisher wurden meistens nur
einzelne Details, die im operativen Betrieb gebraucht
wurden, dokumentiert und nicht das komplette Ver-
fahren. Folglich ist das erstellen und die Pflege der
Verfahrensdokumentation zunächst zusätzlicher auf-
wand. Dennoch gilt: eine rudimentäre Dokumentation
ist besser als keine.
Bedingt durch die zunehmende Digitalisierung von
Prozessen und Unterlagen wachsen zugleich die tech-
nischen anforderungen an die revisionssichere auf-
bewahrung, zum Beispiel
von elektronischen rechnungen und
e-Mails. Bei den meisten „klassischen“ DV-Systemen
ist jedoch eine unbemerkte Veränderung oder Löschung
von Daten rein technisch nicht auszuschließen. entge-
gen der herkömmlichen Meinung, dass die revisionssi-
chere aufbewahrung durch die Datensicherung erfüllt
wird, ist dies aber keineswegs der Fall. Durch diese wird
lediglich ein akuter Datenverlust abgesichert, nicht aber
eine unveränderliche aufbewahrung über einen längeren
Zeitraum sichergestellt.
Somit bedarf es anderer Lösungen wie Dokumentenma-
nagement- oder archivsystemen, um die anforderun-
gen der GoBD zu erfüllen. Die auswahl des geeigneten
Systems und auch die implementierung stellen KMU in
vielen Fällen vor nicht alltägliche Herausforderungen.
Fazit: Die wenigsten Mittelständler erfüllen die GoBD
schon vollumfänglich. Die Umsetzung stellt einen be-
achtlichen aufwand dar, oftmals wird externe Unter-
stützung benötigt. allerdings ist eine angemessene
Dokumentation immer unter Berücksichtigung indivi-
dueller Verhältnisse und damit unterschiedlich intensiv
auszugestalten.
Thorsten Bierkamp, Bansbach GmbH
Verbindliche Auskunft
Vertragsentwürfe müssen vorgelegt werden
E
ine verbindliche auskunft der zuständigen
Finanzbehörde kann helfen, steuerliche
Unsicherheiten in Bezug auf geplante Vorha-
ben zu verringern. Bei der Formulierung des
antrags auf erteilung einer solchen verbind-
lichen auskunft ist aber besondere Sorgfalt
geboten. Wenn wichtige Details fehlen, bindet
die auskunft die Finanzbehörde im schlimms-
ten Fall nicht. Oder die Behörde kann, wenn
sie die Unvollständigkeit des vorgelegten
Sachverhalts erkennt, den antrag ablehnen
mit der Folge, dass vermeidbare Kosten ent-
stehen. erforderlich ist unter anderem, dass
der antrag eine umfassende und in sich abge-
schlossene Darstellung enthält. Vorzutragen
sind alle Tatsachen, die für den zu beurtei-
lenden, noch nicht verwirklichten Sachver-
halt von Bedeutung sind. ausschlaggebend
ist nicht nur die Perspektive des antragstel-
lers, sondern auch die der Finanzbehörden.
nach auffassung des FG nürnberg (Urteil vom
5.12.2017, 2 K 844/17) gehört etwa dazu, dass
der antragsteller grundsätzlich den vollen Ver-
tragsentwurf (oder bestehenden Vertrag nebst
beabsichtigten Änderungen) vorlegen muss.
Wegen der grundsätzlichen Bedeutung ließ
das Finanzgericht allerdings die revision zu.
Ob im einzelfall eine verbindliche auskunft
ein geeignetes Mittel ist, Steuerrisiken einzu-
grenzen, und welche Details bei der antrag-
stellung zu beachten sind, bedarf sorgfältiger
Prüfung.
Albert Schröder,
Friedrich Graf von Westphalen & Partner
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