In Hotellerie und Gastronomie sind Dienstwohnungen schon lange Usus, aber auch in anderen Branchen erlebt die Wohnung für Mitarbeiter eine Renaissance. In Zeiten von Fachkräfte- und Wohnraummangel kann sie ein schlagendes Argument im Recruiting sein. Neben dem Dach über dem Kopf lässt sich noch mit Steuervorteilen argumentieren. Wie groß jeweils die finanzielle Auswirkung ist, hängt von der Art des Wohnraums ab. Ein Überblick.
Überlässt ein Arbeitgeber einem Mitarbeiter Wohnräume verbilligt oder komplett unentgeltlich, fällt dieser Deal in Sachen Steuern und Sozialabgaben in die Kategorie Sachbezug. Dabei ist es unerheblich, ob dem Unternehmen die Wohnung gehört oder ob es sie von einem Dritten anmietet und an den Arbeitnehmer verbilligt weitervermietet. Auch wenn der Arbeitnehmer die Wohnung direkt von einem Dritten anmietet und der Arbeitgeber sich an der Miete beteiligt, liegt grundsätzlich steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn vor.
WG-Beispiele
Ein Unternehmen stellt seinem Mitarbeiter eine freie Unterkunft, ein möbliertes Zimmer. Es entsteht für 2023 ein geldwerter Vorteil in Höhe des Sachbezugswerts von 265 Euro pro Monat. Wichtig: Die Freigrenze für Sachbezüge von 50 Euro monatlich kommt bei der Vermietung von Unterkünften nicht zum Zuge, da sie dann anzuwenden ist, wenn die Bewertung nach üblichen Endpreisen erfolgt. Bei Unterkünften wird aber eben nach Sachbezugswerten bemessen. Variante: Wenn der Arbeitnehmer nicht gratis wohnt, sondern 165 Euro pro Monat selbst zahlt, fließen nur 100 Euro als geldwerter Vorteil in die Abgabenberechnung.
Für die Bewertung des geldwerten Vorteils – der dann der Steuer und den Sozialabgaben unterliegt – ist zwischen den Begriffen „Unterkunft“ und „(Werks-) Wohnung“ zu unterscheiden: Eine Wohnung ist eine in sich geschlossene Einheit von Räumen, in denen ein selbständiger Haushalt geführt werden kann. Werden hingegen Bad, Toilette oder Küche mitbenutzt, handelt es sich um eine Unterkunft.
Überschaubare Berechnung bei Wohngemeinschaften
Wird eine Unterkunft billiger oder gratis überlassen, beträgt der Sachbezugswert – um den sich das Einkommen des Mitarbeiters erhöht, von denen dann die Abgaben berechnet werden – für dieses Jahr 265 Euro monatlich (2022: 241 Euro). Kosten für Heizung und Beleuchtung sind abgegolten.
Belegen mehrere Beschäftigte eine Unterkunft, sind gewisse Abschläge möglich, die sich aus der Sozialversicherungsentgeltverordnung ergeben. Und auch, wenn dem Arbeitgeber höhere Kosten entstehen, kommt trotzdem nur der Sachbezugswert von 265 Euro zum Ansatz.
Andere Regeln bei Werkswohnungen
Stellt der Arbeitgeber eine Wohnung kostenlos oder verbilligt zur Verfügung, erfolgt die Bewertung mit dem ortsüblichen Mietpreis, der um einen Bewertungsabschlag von einem Drittel gemindert wird. Vermietet der Arbeitgeber Wohnungen auch an fremde Dritte, kann diese „Vergleichsmiete“ für die Bewertung angesetzt werden.
Beispiele für die Werkswohnung
Ein Unternehmen überlässt einem Mitarbeiter eine 60-m2-Wohnung für 300 Euro pro Monat plus 150 Euro Nebenkosten. Die ortsübliche Miete liegt bei zehn Euro pro Quadratmeter. Der monatliche Mietwert für den geldwerten Vorteil ergibt sich aus 60 x 10 Euro (=600) plus 150 Euro Nebenkosten (=750) minus Bewertungsabschlag von 1/3 (=250) und beträgt damit 500 Euro. Weil der Mitarbeiter selbst 450 Euro beisteuert, bleibt ein geldwerter Vorteil von 50 Euro. Hierauf kann dann noch, sofern nicht anderweitig schon benutzt, die monatliche 50-Euro-Freigrenze angewendet werden. Variante: Die ortsübliche Miete beträgt 26 Euro. Der monatliche Mietwert für die Wohnung liegt dann bei 1.560 Euro und mit Nebenkosten bei 1.710. Der Bewertungsabschlag entfällt wegen der Obergrenze von 25 Euro. Der geldwerte Vorteil : 1.260 Euro (Mietwert und Nebenkosten minus 450 Euro Beteiligung des Arbeitnehmers). Die 50-Euro-Monatsgrenze kommt nicht zur Geltung, weil der Freibetrag überschritten wurde.
Der Bewertungsabschlag wird allerdings nur gewährt, wenn die ortsübliche Kaltmiete ohne die umlagefähigen Kosten maximal bei 25 Euro je Quadratmeter liegt. Weil bei der Berechnung Marktpreise einfließen, kann bei Werkswohnungen – anders als bei Unterkünften – wieder die 50-Euro-pro-Monat-Freigrenze für Sachbezüge ins Spiel kommen, sofern sie nicht bereits für andere Sachbezüge aufgebraucht wird.
In Fällen, in denen die ortsübliche Miete nur unter außergewöhnlichen Schwierigkeiten ermittelt werden kann, gelten seit Januar einheitlich in allen Bundesländern Quadratmeterpreise von 4,66 Euro beziehungsweise für Wohnungen einfachster Art ohne Sammelheizung oder ohne Bad und Dusche 3,81 Euro. Dann ist der Bewertungsabschlag von einem Drittel und auch die Freigrenze von 50 Euro monatlich nicht anwendbar.
Ist das Unternehmen in der Wohnungsbaubranche tätig und vermietet zumindest in gleichem Umfang wie an Arbeitnehmer auch an fremde Dritte, spart der Mitarbeiter zusätzlich: Bei der Berechnung des geldwerten Vorteils auf die verbilligte oder Gratis-Wohnung kann ein Rabattfreibetrag von 1.080 Euro pro Jahr abgezogen werden.
Bedingungen regelmäßig checken
Unterm Strich lässt sich festhalten, dass bei der vergünstigten Überlassung von Unterkünften immer ein steuer- und beitragspflichtiger Sachbezug entsteht, nur eben in unterschiedlicher Höhe. Bei Werkswohnungen bleibt ein möglicher Vorteil für den Mitarbeiter abgabenfrei, solange der Arbeitgeber mindestens zwei Drittel der ortsüblichen Miete verlangt und der Quadratmeterpreis in der Region die 25 Euro nicht übersteigt. Weil sich sowohl der örtliche Mietspiegel als auch die Sachbezugswerte für Unterkünfte jährlich ändern, sollten Unternehmer stets die Berechnungen überprüfen und Mietverträge für bestehende und neue Wohnraumüberlassungen gegebenenfalls anpassen, damit diese nicht zur Steuerfalle für die Beteiligten werden.
Claudio Schmitt, Bansbach GmbH
Eine Studie der Deutschen Gesellschaft für Mauerwerks- und Wohnungsbau e.V. (DGfM) stellt Fallbeispiele und Gestaltungsmöglichkeiten rund ums Mitarbeiterwohnen vor. Download unter www.dgfm.de Media > Downloads > Mitarbeiterwohnen RegioKontext 2020.