Kleine Tipps – große Wirkung

Neue Anforderungen an Kassensysteme 2020 und unangekündigte Kassennachschau

Kassensysteme aufrüsten

Unternehmen mit elektronischen Registrierkassen beziehungsweise Kassensystemen sind ab dem 1. Januar 2020 verpflichtet, die Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (tSE) auszurüsten. Das Problem lag bislang darin, dass technische Lösungen noch nicht am Markt verfügbar sind. Deutschlandweit rechnet die IHK mit über 2,1 Millionen Registrierkassen. Eine flächendeckende Ausstattung der Kassen wird nur nach und nach möglich sein. Es gibt gute Nachrichten: Händler und Gastronomen müssen ihre Kassensysteme erst zum Herbst 2020 aufrüsten. Dies haben Bund- und Länderfinanzverwaltungen in ihrer jüngsten Referatsleitersitzung beschlossen. Demnach verschiebt sich der Stichtag zur Ausrüstung der elektronischen Registrierkassen und Kassensysteme. Der Stichtag für eine technische Sicherheitseinrichtung (tSE) ist somit der 30. September 2020. „Mit dem Beschluss bekommen Unternehmen ausreichend Zeit, die für ihre Kassensysteme passenden Sicherheitseinrichtungen auszuwählen und zu implementieren. Auch Mitarbeiter müssen geschult werden, da ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die notwendigen Schritte anzugehen“, erklärt Daniela Oklmann, IHK-Branchenexpertin für Tourismus. Die IHK rät ihren Unternehmen, die Maßnahmen zur Umstellung nicht auf die lange Bank zu schieben. Vielmehr sollten die Betriebe rasch auf ihre Kassenhersteller zugehen, um gemeinsam passgenaue Sicherheitslösungen zu finden. „Es empfiehlt sich, einen Zeitplan für die Umstellung zu erstellen und die vorgenommenen Maßnahmen zu dokumentieren“, so Oklmann. Die IHK stehe für entsprechende Fragen jederzeit bereit. Weitere Hinweise zu Anforderungen an die Kassenführung sind abrufbar unter www.ihk-sbh.de (Dokumentennummer: 4488366).

Kassennachschau – Sind Sie gut vorbereitet?

Seit Beginn des Jahres 2018 führt die Finanzverwaltung die unangekündigte Kassennachschau durch. Mit einer Kassennachschau müssen vor allem in Deutschland steuerlich erfasste Betriebe in bargeldintensiven Branchen rechnen, bei denen Kassen zum Einsatz kommen. Dabei spielt es keine Rolle, ob im Betrieb eine elektronische Registrierkasse, eine PC-Kasse oder eine offene Ladenkasse verwendet wird. Die Kassennachschau macht hier keine Unterschiede. Die IHK hat hierzu bereits in den vergangenen Monaten umfassend informiert, bietet aber interessierten Unternehmen nochmals die Möglichkeit, sich bei der Informationsveranstaltung am 14. November mit dem Referenten Christian Goede-Diedering auf den neuesten Stand zu bringen.

Stimmen aus der Wirtschaft

Michael Steiger, Vorsitzender, des IHK-Tourismusausschusses:
„Der Gesetzgeber entspricht damit dem klaren Wunsch von uns Unternehmern. Die Unsicherheit bei Gastronomen und Gastgewerbe ist insbesondere deshalb hoch, weil es aktuell noch keine entsprechenden Produkte oder Softwareleistungen auf dem Markt gibt. Alleine deshalb war der bisherige Plan der Politik zur Umsetzung unrealistisch.“

Frank Moser, Mitglied des IHK-Handelsausschusses:
„Es ist gut, dass die Politik hier reagiert. Gerade im stationären Handel geht ohne Registrierkasse nichts. Mit dem Stichtag 30. September 2020 gibt es jetzt zumindest einen realistischen Planungshorizont für die über 8.000 Händler in der Region.“

 

Nachgefragt bei Christian Goede-Diedering, Referent bei der Datev eG

Herr Goede-Diedering, was bedeutet Kassennachschau für die Betriebe?

Kassennachschau heißt, dass die Prüfer der Finanzverwaltung unangekündigt den Betrieb aufsuchen und die Nachschau durchführen dürfen. Ich kann mich also nicht kurzfristig darauf vorbereiten, sondern muss jederzeit für den Besuch des Finanzamts gerüstet sein. Wesentlicher Kern beim Thema Kasse ist die konsequente und vollständige Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfäll – und zwar aller. Entnehme ich ohne einen Entnahmebeleg oder Entnahmebon mal eben 200 Euro für den Kauf von Briefmarken aus der Kasse oder zahle spontan Geld zum Tanken aus, muss klar sein, dass die Kasse ab diesem Moment nicht mehr „kassensturzfähig“ ist, weil der tatsächliche Ist-Bestand und der bisher aufgezeichnete Soll-Bestand aufgrund der fehlenden Buchung nicht mehr übereinstimmen. Dies darf so nicht passieren.

Worauf muss man also konkret achten?

Wichtig ist, die Trennung der Entgelte genau darzustellen – sprich: was hat einen Umsatzsteuersatz von sieben Prozent und was hat einen Steuersatz von 19 Prozent. Ebenso gilt dies natürlich für die jeweiligen Zahlarten bar und unbar. Hier muss ich genau aufpassen und sollte mit meinem Steuerberater im Vorfeld klären, wie die genauen Aufzeichnungen und die Belegführung zu erfolgen haben – im Falle einer Kassennachschau wäre es für etwaige Änderungen definitiv zu spät. In die konsequente Vorbereitung fällt zudem die Erstellung einer Verfahrensdokumentation.

Interview: Daniela Oklmann