Seit Januar müssen bei B2B-Umsätzen E-Rechnungen ausgestellt werden. Für wen das gilt, welche Übergangsregelungen es gibt und warum die Umsetzung trotz fehlender Sanktionen sinnvoll ist, erklärt Steuerexperte Claudio Schmitt.
Seit dem 1. Januar ist für den B2B-Umsatz zwischen Unternehmern, die im Inland ansässig sind, die elektronische Rechnung verpflichtend. Zwar gibt es Übergangsregelungen, der Empfang muss aber schon möglich sein. Dazu reicht ein E-Mail-Postfach. Künftig wird zwischen elektronischer oder sonstiger Rechnung unterschieden. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung, zum Beispiel als Standard XRechnung oder ZUGFeRD 2.2.0. Folglich stellt eine per E-Mail übermittelte PDF-Datei keine „elektronische Rechnung“ dar – weil das strukturierte elektronische Format fehlt.
Welche Ausnahmen gibt es?
Die Pflicht ergibt sich aus dem Umsatzsteuergesetz und gilt daher bei Rechnungen an private Endverbraucher (B2C-Umsatz) nicht. Auch für viele umsatzsteuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, wie zum Beispiel steuerfreie Grundstücksvermietungen, besteht keine Pflicht zur Ausstellung der E-Rechnung. Kleinunternehmer sind ebenfalls befreit. Als Unternehmer müssen aber auch sie E-Rechnungen erhalten, visualisieren und archivieren können. Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro sowie Fahrscheine können weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
E-Rechnung und Dauerschuldverhältnisse
Auch Verträge, wie zum Beispiel Mietverträge, können Rechnungen darstellen, wenn sie die Pflichtangaben enthalten. Werden Neuverträge geschlossen, ist für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen, sofern ein steuerpflichtiger Umsatz vorliegt (beispielsweise bei Vermietung an Unternehmer und Option zur Steuerpflicht). Der zugrundeliegende Vertrag ist anzuhängen oder es muss sich aus der
E-Rechnung ergeben, dass es sich um einen Dauersachverhalt handelt. Bei Altverträgen muss zunächst keine E-Rechnung ausgestellt werden, dann aber, wenn sich nach Auslaufen der Übergangsfrist eine Rechnungsangabe ändert, wie etwa bei einer Mieterhöhung.
Für Übermittlung und Empfang schreibt das Gesetz keinen bestimmten Weg vor. Somit ist der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes, die Übergabe per USB-Stick oder der Download über ein Internetportal möglich.
Welche Übergangsregelungen gibt es?
Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller statt einer E- auch eine sonstige Rechnung ausstellen. Bei einer sonstigen Rechnung in einem anderen elektronischen Format bedarf es der Zustimmung des Empfängers. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800 000 Euro verlängert sich die Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027.
Hinweise zu Sanktionen für Unternehmer, die auch nach Ablauf der Übergangsfrist keine E-Rechnung ausstellen, fehlen bisher. Trotz E-Rechnungspflicht wird auch eine inhaltlich korrekte und vollständige sonstige Rechnung weiterhin zum Vorsteuerabzug berechtigen, sofern die materiellen Voraussetzungen erfüllt sind.
Fazit
Auch wenn im Umsatzsteuergesetz – zumindest vorerst – keine Sanktionen bei fehlender Umsetzung der E-Rechnung geregelt sind, so ergibt sich die Beachtung der Neuregelung aus der Praxis. Mit fortschreitender Digitalisierung besteht ein berechtigtes Interesse an der digitalen Rechnungsabwicklung. Darüber hinaus können Vorteile wie Kostenersparnis durch Wegfall von Druck-, Versand- und Lagerkosten, die Vermeidung von Fehlern bei automatisierter Weiterverarbeitung verbunden mit deutlicher Effizienz und Zeitersparnis sowie der Aspekt des Umweltschutzes zum Umstellen auf die E-Rechnung motivieren.
Unser Autor
Claudio Schmitt ist Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Bansbach in Freiburg.
Seine Gebiete sind unter anderem die steuerliche Beratung von Mittelständlern und Betreuung von Betriebsprüfungen.