Der Fiskus im Postfach

Die Digitalisierung ist längst auch bei der Betriebsprüfung angekommen: Während früher der Betriebsprüfer Akten mit Papier gewälzt hat, werden nunmehr Unterlagen digital zur Verfügung gestellt. Auch immer mehr E-Mail-Korrespondenz soll dabei vorgelegt werden. Doch hat der Betriebsprüfer dazu ein Recht? Der Bundesfinanzhof (BFH) hat diesbezüglich Klarheit geschaffen.
Geklagt hatte eine GmbH, die zu einem Konzernverbund gehört. Bei einer Außenprüfung war vom Betriebsprüfer gefordert worden, Handels- und Geschäftsbriefe sowie sämtliche E-Mails vorzulegen, die im Zusammenhang mit der Durchführung eines konzerninternen Sales-and-Marketing-Services-Agreements stehen. Das Agreement ist Grundlage für die Konzernverrechnungspreise. Darüber hinaus war ein Verzeichnis sämtlicher E-Mails des Steuerpflichtigen, ein sogenanntes Gesamtjournal, verlangt worden.

Regelungen zur Aufbewahrungspflicht
Neben Inventaren, Jahresabschlüssen und Buchungsbelegen sowie empfangenen und versendeten Handels- oder Geschäftsbriefen sind nach Paragraf 147 der Abgabenordnung (AO) auch weitere Unterlagen aufzubewahren, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hierunter fällt auch die gesamte, den betrieblichen Bereich betreffende Korrespondenz. Der Steuerpflichtige ist verpflichtet, bei der Feststellung der für die Besteuerung relevanten Sachverhalte mitzuwirken. Bei Aufforderung sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen vorzulegen. Der Prüfer darf auch Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen nutzen. Auch kann er verlangen, dass die Daten nach seinen Vorgaben maschinell ausgewertet zur Verfügung gestellt und maschinell an ihn übertragen werden. Die Kosten sind stets von dem zu prüfenden Unternehmen und nicht von der Finanzverwaltung zu tragen.
Aufbewahrungs- und Mitwirkungspflichten gelten nicht nur für bilanzierende Unternehmen, sondern auch für Unternehmer, die ihren Gewinn im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.
Der BFH hat entschieden: E-Mails können aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe sein. Es müssen auch Unterlagen aufbewahrt werden, die mit der Vorbereitung und Durchführung eines Geschäfts in Verbindung stehen. Hierunter fallen auch E-Mails, die sogenannte Erfüllungshandlungen wie die Durchführung des Agreements dokumentieren und somit für die Verrechnungspreisdokumentation und folglich auch für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die Aufforderung der Betriebsprüfung war zudem hinreichend bestimmt und im Entscheidungsfall auch verhältnismäßig, da die Klägerin selbst entscheiden konnte, welche E-Mails oder Daten im Einzelfall vorgelegt werden. Ausgenommen sind E-Mails privater Natur oder firmeninterner Kommunikation. Dass die Bereitstellung der Daten unverhältnismäßigen Zeit- und Kostenaufwand verursacht, ist unerheblich.
Nicht zulässig ist es allerdings, ein Gesamtjournal zu verlangen, da dieses auch Informationen zu E-Mails enthält, die keinen steuerlichen Bezug haben und hierfür keine Rechtsgrundlage besteht. Wird allerdings die komplette steuerlich relevante E-Mail-Korrespondenz im Zusammenhang mit Ein- und Ausgangsrechnungen angefordert, so ist diesem Verlangen zu folgen.

Fazit und Handlungsempfehlung
Außenprüfungen verlangen auch weiterhin eine entsprechende Vorbereitung und Analyse der Unterlagen. Laufende Aufgabe des Unternehmers sollte es sein, die Datenbestände so zu organisieren und zu archivieren, dass steuerlich relevante von steuerlich nicht relevanten Unterlagen getrennt werden und damit eine berechtigte Einsichtnahme durch den Prüfer erfolgen kann. Aufgrund der Masse an E-Mails kann es sinnvoll sein, nach entsprechenden IT-Lösungen zu suchen.
Kann einem Vorlageverlangen nicht nachgekommen werden, kann der Prüfer die Besteuerungsgrundlagen schätzen oder bei Verstoß gegen ein Mitwirkungsverlangen ein Mitwirkungsverzögerungsgeld festsetzen.