Seit dem 1. Januar 2022 müssen Unternehmen bestimmte Entgeltunterlagen ihrer Beschäftigten als digitale Dokumente anfordern und vorlegen, für die bisher die Papierform ausreichend war. Auch Arbeitnehmer sind verpflichtet, diese Unterlagen ihrem Arbeitgeber ausschließlich in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Rechtsgrundlage der neuen Digitalisierungsanforderungen ist das siebte Gesetz zur Änderung des vierten Buches des Sozialgesetzbuches oder kurz: 7. SGB IV-ÄndG. Auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung können Unternehmen von einer Übergangsregelung profitieren und sich bis zum 31. Dezember 2026 von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen. Bis dahin haben Unternehmen also Zeit, sich auf die neuen Digitalisierungspflichten einzustellen und entsprechende Vorkehrungen zu treffen.
Strikte Regeln für Dateiablage
Welche Entgeltunterlagen der Arbeitgeber vorzuhalten hat, ist in der Beitragsverfahrensordnung (BVV) geregelt. Dazu gehören unter anderem Mitgliedsbescheinigungen, Meldungen oder sonstige Bescheide der Krankenkassen, Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, Nachweise der Elterneigenschaft, Anträge zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmerentsendungsgesetz.
Folgende Leitlinien der „Gemeinsamen Grundsätze der Sozialversicherung“ regeln, wie die Unterlagen digital vorzuhalten und zu archivieren sind:
- Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind für die Speicherung von Entgeltunterlagen entsprechend anwendbar, soweit das Gesetz nicht stren-gere Anforderungen stellt.
- PDF-Dateien und Bilddateien sind zulässig, sofern gewährleistet ist, dass das Dateiformat unveränderbar ist.
- Die Dateien sind mit aussagekräftigen „sprechenden“ Dateinamen abzuspeichern, alternativ ist eine Legende oder tabellarische Inhaltsübersicht beizufügen.
- Anträge und Erklärungen in elektronischer Form sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur des Beschäftigten zu versehen, welche die eigenhändige Unterschrift ersetzt.
- Originaldokumente dürfen nur dann vernichtet werden, wenn die digitalen Versionen mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur des Arbeitgebers versehen werden, bei der ein Datenpaket in das Dokument integriert wird, das den Unterzeichner eindeutig identifiziert und sicherstellt, dass am Dokument keine Änderungen mehr vorgenommen werden.
Text: Werner Bachmann und Birgit Münchbach, Friedrich Graf von Westphalen & Partner
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