Wirtschaft im Südwesten - Ausgabe Juni'23 - Hochrhein-Bodensee

20 IHK-Zeitschrift Wirtschaft im Südwesten 6 | 2023 REGIO REPORT IHK Hochrhein-Bodensee Wirtschaftsrecht für Unternehmer Praktische Tipps zum Hinweisgeberschutzgesetz Sie fürchten um ihren Beruf, ihre Reputation, ihr Leben: Wer einen Missstand in einem Unternehmen meldet, sieht sich oft Repressalien und persönlichem Druck ausgesetzt. Um diese Hinweisgeber oder Whistleblower, wie sie auch genannt werden, zu schützen, ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in der Planung. D as HinSchG besagt, dass Unternehmen mit mehr als 50 Angestellten ein System einrichten müssen, über das Mitarbeiter Hin- weise abgeben können und bei dem ihre An- onymität gewahrt wird. Zudem dürfen Whist- leblowern daraus keine beruflichen Nachteile entstehen. So sieht es auch das Bundesminis- terium der Justiz, denn „Hinweisgeber über- nehmen Verantwortung für die Gesellschaft und verdienen daher Schutz vor Benachteili- gungen, die ihnen wegen ihrer Meldung drohen und sie davon abschrecken können“. Das Gesetz bietet Schutz für Hinweisgeber, be- deutet aber auch einen großen bürokratischen Aufwand für Unternehmen, sagt Rechtsanwalt Nils Stark von der Singener Kanzlei Reichert und Reichert. Die Unternehmen müssen Meldekanäle einrichten, Meldebeauftragte bestimmen und viele weitere Maßnahmen treffen. Dabei ist es nicht leicht, als Verant- wortlicher den Überblick zu behalten und die besten, kostengünstigsten Lösungen zu fin- den. Die IHK Hochrhein-Bodensee bietet des- halb eine kostenlose Informationsveranstal- tung zum Thema Hinweisgeberschutzgesetz im Rahmen der Seminarreihe „Wirtschafts- recht für Unternehmer“ an. Referent Nils Stark hat vier praktische Tipps für Unternehmen zur Umsetzung des geplan- ten Gesetzes zusammengestellt, denn neben dem Mehraufwand, sieht er auch eine Chance. Vor allem in Branchen, die mit höheren Risiken verbunden sind, ist die Einführung eines Mel- desystems sinnvoll. Das betrifft zum Beispiel Unternehmen im Bereich Pharmazie, Finanz- dienstleistung und IT. „Mit einem effizienten Meldesystem erfährt die Geschäftsführung von Missständen, die ihnen oft nicht bekannt sind, die jedoch Straf- oder Bußgelder nach sich ziehen können. Zudem stärkt ein solches System das Vertrauen der Mitarbeiter in die Geschäftsführung, wenn diese die Hinweise ernst nimmt und effektive Maßnahmen er- greift“, sagt Nils Stark. Tipp 1: Onlineportal als Meldekanal Unternehmen müssen einen Kanal einrichten, in dem ein Hinweis abgegeben werden kann. Welcher das genau ist, steht nach derzeitiger Rechtslage nicht fest. Es kann eine Telefon- nummer, ein E-Mail-Postfach, ein Briefkasten oder ein Onlineportal sein. Alles hat Vor- und Nachteile. Ich empfehle jedoch, ein Onlinepor- tal einzurichten. Diese sind einfach zu hand- haben, von überall aus erreichbar, können in mehreren Sprachen angeboten werden und es gibt kostengünstige Anbieter. Ein persönliches Treffen mit dem Meldebeauftragten muss je- doch auch immer möglich sein. Tipp 2: Wahl des Meldebeauftragten gut überlegen Ein Unternehmen benötigt einen Meldebeauf- tragten, das heißt eine fachkundige Person, die die Hinweise entgegennimmt. Das kann sowohl ein interner Mitarbeiter sein als auch eine externe Kanzlei. Der Vorteil bei der Vergabe an eine Kanzlei liegt darin, dass dort bereits fachkundiges Personal vorhan- den ist. Außerdem fällt es meiner Erfahrung nach Hinweisgebern oft leichter, sich an eine externe Stelle zu wenden. Wenn die Geschäftsführung sich für eine interne Lö- sung entscheidet, sollte langfristig geplant werden. Nur Mitarbeiter, die unbefristet an- gestellt sind, sollten mit der Aufgabe betraut werden, um eine gewisse Kontinuität zu ge- währleisten. Da die Person fachkundig sein muss, ist meine Empfehlung, jemanden aus dem Qualitätsmanagement oder einen Com- pliance Officer auszuwählen, wenn dieser Be- reich im Unternehmen bereits vorhanden ist. Tipp 3: Offene Kommunikation Ich empfehle, das Meldesystem offen im Unternehmen zu kommunizieren. Mitarbei- ter müssen darüber informiert werden, was gemeldet werden darf, denn es handelt sich dabei nicht um einen Kummerkasten. Eine Be- schwerde über das Kantinenessen wäre zum Beispiel fehl am Platz. Die Geschäftsführung sollte aktiv auf die Mitarbeiter zugehen und sie dazu ermutigen, Verstöße zu melden. Dabei ist es wichtig, auch neue Mitarbeiter über das System zu informieren, damit es nicht nach und nach in Vergessenheit gerät. Tipp 4: Nachsorge Wenn ein Hinweis eingegangen ist, muss dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen der Eingang bestätigt werden. Nach spätestens sechs Monaten muss dieser außerdem dar- über informiert werden, welche Maßnahmen ergriffen wurden und werden. Es ist wichtig, diese ernst zu nehmen und konsequent um- zusetzen, um weitere Verstöße zu vermeiden. Weitere Infos und Tipps für die praktische Um- setzung des Gesetzes gibt Referent Nils Stark in der Veranstaltung online und in Konstanz im Gebäude der IHK, am Dienstag, 13. Juni , 16 bis 19 Uhr, und in Schopfheim im Gebäude der IHK Hochrhein-Bodensee, E.-Fr.-Gottschalkweg 1, am Donnerstag, 15. Juni , 16 bis 19 Uhr. jb Ansprechpartnerin: Susanne Tempelmeyer-Vetter 05731 2860-156 susanne.tempelmeyer-vetter@konstanz.ihk.de Weitere Informationen auf der Homepage: www.ihk.de/konstanz Wirtschaftsrecht Nils Stark, Rechtsanwalt LL.M.(Liechtenstein), Kanzlei Reichert + Reichert, Singen