Wirtschaft im Südwesten - Ausgabe Mai'22 - Hochrhein-Bodensee

52 IHK-Zeitschrift Wirtschaft im Südwesten 5 | 2022 PraxISWISSen Innovationswettbewerb KI & Cybersicherheit Anschubfinanzierung erhalten K leine und mittlere Unternehmen aus Baden- Württemberg mit bis zu 250 Mitarbeitern sowie Start-ups können noch bis zum 25. Mai am „Inno- vationswettbewerb künstliche Intelligenz (KI) und Cybersicherheit“ des Landeswirtschaftsministeriums teilnehmen. es geht um Startkapital für innovative Produkte und Services speziell an der Schnittstelle von Cybersicherheit und KI, so das Ministerium. Die Zuwendungen werden im Wege der Projektförderung als anteilsfinanzierung in Form nicht rückzahlbarer Zuschüsse gewährt. Der Fördersatz beträgt für kleine Unternehmen 45 Prozent und für mittlere Unterneh- men 35 Prozent der zuwendungsfähigen ausgaben. einzelunternehmen werden mit bis zu 200.000 euro unterstützt, Gemeinschaftsprojekte mit bis zu 300.000 euro. alle entwicklungen müssen bis ende 2023 ab- geschlossen sein. Für Frühjahr 2023 ist eine weiteres Förderangebot angekündigt. uh www.wirtschaft-digital-bw.de/ki-made-in-bw/ innovationswettbewerb-ki-cybersicherheit Neue Digitalisierungspflichten rund um die Entgeltabrechnung Langsames Aus für die Papierform S eit dem 1. Januar 2022 müssen Unternehmen bestimmte entgeltunterlagen ihrer Beschäftigten als digitale Dokumente anfordern und vorlegen, für die bisher die Papierform ausreichend war. auch ar- beitnehmer sind verpflichtet, diese Unterlagen ihrem arbeitgeber aus- schließlich in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. rechts- grundlage der neuen Digitalisie- rungsanforderungen ist das siebte Gesetz zur Änderung des vierten Buches des Sozialgesetzbuches oder kurz: 7. SGB IV-ÄndG. auf antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen rentenversicherung kön- nen Unternehmen von einer Übergangsregelung profitieren und sich bis zum 31. Dezember 2026 von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen. Bis dahin haben Unternehmen also Zeit, sich auf die neuen Digitalisierungspflichten einzustellen und entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Strikte Regeln für Dateiablage Welche entgeltunterlagen der arbeitgeber vorzuhal- ten hat, ist in der Beitragsverfahrensordnung (BVV) geregelt. Dazu gehören unter anderem Mitgliedsbe- scheinigungen, Meldungen oder sonstige Bescheide der Krankenkassen, Unterlagen zur Staatsangehörig- keit, nachweise der elterneigenschaft, anträge zur Befreiung von der rentenversicherungspflicht, auf- zeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem arbeitnehmerentsendungsgesetz. Folgende Leitlinien der „Gemeinsamen Grundsätze der Sozialversicherung“ regeln, wie die Unterlagen digital vorzuhalten und zu archivieren sind: Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Füh- rung und aufbewahrung von Büchern, aufzeichnun- gen und Unterlagen in elektronischer Form) sind für die Speicherung von entgeltunterlagen entspre- chend anwendbar, soweit das Gesetz nicht stren- gere anforderungen stellt. PDF-Dateien und Bilddateien sind zulässig, sofern gewährleistet ist, dass das Dateiformat unveränder- bar ist. Die Dateien sind mit aussagekräftigen „sprechen- den“ Dateinamen abzuspeichern, alternativ ist eine Legende oder tabellarische Inhaltsübersicht beizu- fügen. anträge und erklärungen in elektronischer Form sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur des Beschäftigten zu versehen, welche die eigenhändige Unterschrift ersetzt. Originaldokumente dürfen nur dann vernichtet wer- den, wenn die digitalen Versionen mit einer fortge- schrittenen elektronischen Signatur des arbeitge- bers versehen werden, bei der ein Datenpaket in das Dokument integriert wird, das den Unterzeichner eindeutig identifiziert und sicherstellt, dass am Doku- ment keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Werner Bachmann und Birgit Münchbach, Friedrich Graf von Westphalen & Partner Von der Übergangsfrist profitiert nur, wer einen Antrag stellt Bild: adobe Stock, jpopeck Bild: adobe Stock,besjunior