Wie sich Präsenz vermeiden lässt

Gesellschafterversammlungen in Präsenz sind nach den derzeit geltenden Verordnungen zwar in aller Regel zulässig, je nach Größe und Zusammensetzung des Gesellschafterkreises aber häufig unvernünftig. Was also tun? – Das GmbH-Gesetz geht vom Grundsatz der Präsenzversammlung aus. Daneben ist auch die Beschlussfassung im sogenannten Umlaufverfahren möglich. Dabei müssen sämtliche Gesellschafter diesem Verfahren oder einem konkreten Beschlussantrag in Textform, etwa per Post, E-Mail oder Fax ,zustimmen. Verweigert sich nur ein Gesellschafter, ist die Beschlussfassung blockiert. Zumindest in solchen Fällen, in denen der Gesellschaftsvertrag keine Erleichterungen vorsieht.

Der Gesetzgeber hat die damit einhergehenden Probleme früh gesehen und die Hürden für das gesetzliche Umlaufverfahren schon im Frühjahr 2020 gesenkt: Es ist derzeit ausreichend, wenn sich „nur“ die Mehrheit der Gesellschafter innerhalb einer gesetzten Frist für das Verfahren oder unmittelbar für den konkreten Beschluss ausspricht. Diese Regelung gilt nach aktuellem Stand noch bis zum 31. August 2022.

Nicht geregelt ist dagegen die Durchführung von Gesellschafterversammlungen per Telefon- oder Videokonferenz. Die Praxis ist da häufig schneller: Bei vielen Gesellschaften werden online zugeschaltete Gesellschafter als „echte“ Teilnehmer behandelt. Das ist jedoch rechtlich riskant. Ohne entsprechende Klarstellungen des Gesetzgebers oder der Gerichte kann diese Handhabung die Anfechtbarkeit oder die Nichtigkeit der gefassten Beschlüsse zur Folge haben – und zwar selbst dann, wenn alle Gesellschafter einverstanden sind. Deshalb sind rein virtuelle oder hybride Gesellschafterversammlungen nur bei expliziter Regelung im Gesellschaftsvertrag zu empfehlen.

In der Praxis kann man sich behelfen, indem die Gesellschafter zunächst in einer Telefon- oder Videokonferenz beraten und anschließend (ausschließlich) im Umlaufverfahren Beschluss fassen. Möglich ist auch, dass die Onlineteilnehmer einem der Anwesenden Vollmacht zur Stimmabgabe erteilen. Zu Dokumentationszwecken ist hierfür, sofern nicht ohnehin vom Gesellschaftsvertrag vorausgesetzt, die Textform (E-Mail) zu empfehlen.

Auch wenn in absehbarer Zeit Präsenzversammlungen vielleicht wieder normal sein sollten, empfiehlt sich dennoch, die Regelungen zur Beschlussfassung im Gesellschaftsvertrag jetzt zu modernisieren, um für die Zukunft vorzubauen.

Text: Barbara Mayer, Friedrich Graf von Westphalen & Partner
Bild: Adobe Stock, Andrey Popov