Der Fiskus hat ein Einsehen

Auch kleine Mittelständler produzieren und vertreiben heute mit eigenständigen Gesellschaften in verschiedenen Ländern. Kauft dann zum Beispiel die Schweizer Vertriebsgesellschaft Produkte von der deutschen Produktionsgesellschaft, entscheiden hausintern festgelegte Verrechnungspreise darüber, wie hoch in jedem Land Gewinne anfallen und zu versteuern sind. Gewinne im hochbesteuerten Deutschland werden dann gern zugunsten ausländischer Gesellschaften geschmälert. Entsprechend checken Betriebsprüfer, ob solche Preise dem geforderten Fremdvergleich entsprechen – anderenfalls werden die deutschen steuerlichen Gewinne angehoben. Zur Überprüfung müssen Unternehmen eine Verrechnungspreisdokumentation aufstellen, wenn die deutschen Unternehmensteile an konzerninternen Lieferungen mit dem Ausland in Höhe von mehr als sechs Millionen Euro jährlich beteiligt sind oder an Dienstleistungen mit ausländischen Konzernunternehmen in Höhe von mehr als 600 000 Euro.

Wie umfangreich soll’s denn sein?
Erfahrungsgemäß vernachlässigen kleinere Unternehmen ihre Aufstellungspflicht solcher Verrechnungspreisdokumentationen. Der Gesetzgeber hat die Aufstellungs- und Vorlagefristen für die Betriebsprüfung nun aber verschärft. Aktuell ist eine vollständige Verrechnungspreisdokumentation innerhalb von 30 Tagen nach deren Anforderung vorzulegen. Eine solche Anforderung erfolgt in der Praxis selten schon mit der Prüfungsanordnung. Seit 2025 gilt nun eine zweistufige Frist: Während die vollständige Verrechnungspreisdokumentation immer noch der gesonderten Anforderung bedarf, ist ihr Kernelement innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung unaufgefordert vorzulegen: die sogenannte Transaktionsmatrix, die in der Verrechnungspreisdokumentation bisher sehr umfangreich war.

Ein Merkblatt der Finanzverwaltung zur Transaktionsmatrix schafft nun Erleichterung. Demnach genügt eine schlichte Tabelle mit folgenden Kernangaben:
· Transaktionspartner
· Gegenstand und Art des Geschäftsvorfalls
· (Geschäfts-)Volumen als Jahreswert
· Entgelt
· Vertragsgrundlage und Bezeichnung der Verträge. Die Verträge selbst dürfen nachgereicht werden
· Verrechnungspreismethode, z. B. Preisvergleichsmethode oder Kostenaufschlagsmethode
· Steuerhoheitsgebiet des Transaktionspartners
· Abweichung von der Regelbesteuerung beim Transaktionspartner, z. B. Lizenzboxen
· Leistungserbringer und -empfänger

Seit dem 1. Januar 2025 ist allein diese Transaktionsmatrix innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung vorzulegen. Die Erleichterung besteht darin, dass die umfangreichen Bestandteile einer vollständigen Verrechnungspreisdokumentation erst nach gesonderter Anforderung durch die Betriebsprüfung zu übergeben sind, wie die Sachverhalts- und die Angemessenheitsdokumentation. Das eröffnet Raum für den Steuerpflichtigen, Bearbeitungszeit auszuhandeln.
Unternehmen mit einem Vorjahres-Umsatz von mehr als 100 Millionen Euro müssen auch ihre Stammdokumentation innerhalb der 30-Tage-Frist ohne Anforderung vorlegen, in dieser Größenordnung ist man aber meist vorbereitet. Auch gilt die Frist ohne Anforderung für die Dokumentation außergewöhnlicher Geschäftsvorfälle, wie zum Beispiel Verlagerungen von Funktionen von oder zu dem deutschen Unternehmen. Solche sind allerdings nicht an der Tagesordnung.

Fazit
Mit der Klarstellung hat die Finanzverwaltung den Unternehmen eine Brücke gebaut, eine Transaktionsmatrix als Tabelle zur Not fristgerecht nachzufertigen. Dennoch mein Rat: Gehen Sie Ihre Dokumentationspflichten als Projekt im Vorfeld einer Betriebsprüfung an! Bei Verletzung der Vorlagefristen drohen Strafzahlungen und erweiterte Schätzungsmöglichkeiten.