Wirtschaft im Südwesten - Ausgabe Dezember'25 - Hochrhein-Bodensee

Der Fiskus im Postfach Betriebsprüfungen greifen zunehmend auf E-Mails zu – doch wie weit darf der Prüfer gehen? Der BFH hat nun klargestellt, welche Korrespondenz vorgelegt werden muss und wo Grenzen bestehen. Unternehmen sollten sich wappnen. Vorlage von E-Mails bei der Betriebsprüfung D ie Digitalisierung ist längst auch bei der Betriebs- prüfung angekommen: Während früher der Be- triebsprüfer Akten mit Papier gewälzt hat, werden nunmehr Unterlagen digital zur Verfügung gestellt. Auch immer mehr E-Mail-Korrespondenz soll dabei vorgelegt werden. Doch hat der Betriebsprüfer dazu ein Recht? Der Bundes‰nanzhof (BFH) hat diesbezüglich Klarheit ge- scha–en. Geklagt hatte eine GmbH, die zu einem Konzernverbund gehört. Bei einer Außenprüfung war vom Betriebsprüfer gefordert worden, Handels- und Geschäftsbriefe sowie sämtliche E-Mails vorzulegen, die im Zusammenhang mit der Durchführung eines konzerninternen Sales-and-Mar- keting-Services-Agreements stehen. Das Agreement ist Grundlage für die Konzernverrechnungspreise. Darüber hinaus war ein Verzeichnis sämtlicher E-Mails des Steu- erp—ichtigen, ein sogenanntes Gesamtjournal, verlangt worden. Regelungen zur Aufbewahrungsp icht Neben Inventaren, Jahresabschlüssen und Buchungs- belegen sowie empfangenen und versendeten Han- dels- oder Geschäftsbriefen sind nach Paragraf 147 der Abgabenordnung (AO) auch weitere Unterlagen aufzu- bewahren, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hierunter fällt auch die gesamte, den betrieblichen Bereich betre–ende Korrespondenz. Der Steuerp—ichtige ist verp—ichtet, bei der Feststellung der für die Besteue- rung relevanten Sachverhalte mitzuwirken. Bei Au–or- derung sind die aufbewahrungsp—ichtigen Unterlagen vorzulegen. Der Prüfer darf auch Einsicht in die gespei- cherten Daten nehmen und das Datenverarbeitungs- system zur Prüfung der Unterlagen nutzen. Auch kann er verlangen, dass die Daten nach seinen Vorgaben maschi- nell ausgewertet zur Verfügung gestellt und maschinell an ihn übertragen werden. Die Kosten sind stets von dem zu prüfenden Unternehmen und nicht von der Finanzver- waltung zu tragen. Aufbewahrungs- und Mitwirkungsp—ichten gelten nicht nur für bilanzierende Unternehmen, sondern auch für Unternehmer, die ihren Gewinn im Rahmen der Einnah- men-Überschuss-Rechnung ermitteln. Der BFH hat entschieden: E-Mails können aufbewah- rungsp—ichtige Handels- und Geschäftsbriefe sein. Es müssen auch Unterlagen aufbewahrt werden, die mit der Vorbereitung und Durchführung eines Geschäfts in Ver- bindung stehen. Hierunter fallen auch E-Mails, die soge- nannte Erfüllungshandlungen wie die Durchführung des Agreements dokumentieren und somit für die Verrech- nungspreisdokumentation und folglich auch für die Be- steuerung von Bedeutung sind. Die Au–orderung der Be- triebsprüfung war zudem hinreichend bestimmt und im Entscheidungsfall auch verhältnismäßig, da die Klägerin selbst entscheiden konnte, welche E-Mails oder Daten im Einzelfall vorgelegt werden. Ausgenommen sind E-Mails privater Natur oder ‰rmeninterner Kommunikation. Dass die Bereitstellung der Daten unverhältnismäßigen Zeit- und Kostenaufwand verursacht, ist unerheblich. Nicht zulässig ist es allerdings, ein Gesamtjournal zu ver- langen, da dieses auch Informationen zu E-Mails enthält, die keinen steuerlichen Bezug haben und hierfür keine Rechtsgrundlage besteht. Wird allerdings die komplette steuerlich relevante E-Mail-Korrespondenz im Zusam- menhang mit Ein- und Ausgangsrechnungen angefor- dert, so ist diesem Verlangen zu folgen. Fazit und Handlungsempfehlung Außenprüfungen verlangen auch weiterhin eine ent- sprechende Vorbereitung und Analyse der Unterlagen. Laufende Aufgabe des Unternehmers sollte es sein, die Datenbestände so zu organisieren und zu archivieren, dass steuerlich relevante von steuerlich nicht relevanten Unterlagen getrennt werden und damit eine berechtigte Einsichtnahme durch den Prüfer erfolgen kann. Aufgrund der Masse an E-Mails kann es sinnvoll sein, nach entspre- chenden IT-Lösungen zu suchen. Kann einem Vorlageverlangen nicht nachgekommen werden, kann der Prüfer die Besteuerungsgrundlagen schätzen oder bei Verstoß gegen ein Mitwirkungsverlan- gen ein Mitwirkungsverzögerungsgeld festsetzen. Foto: Bansbach Florian Huschka ist Steuerberater bei Bansbach in Freiburg Wirtschaft im Südwesten 12/2025 72 Diskutieren Sie mit unserem Autor auf LinkedIn weiter.