Wirtschaft im Südwesten - Ausgabe Juli/August'25 -Südlicher Oberrhein

eEinkauf der öffentlichen Hand? Einfach machen. Seit 2000 ist TEK-SERVICEAG aus Lörrach bundesweit tätiger Dienstleister für den digitalen Einkauf der öffentlichen Hand. Kommunalverwaltungen gelingt durch die Lörracher Webservices der „Switch“ von analoger Beschaffung zum digitalen Einkauf. Im „XXL-Format“ steuern kommunale Dachverbände oder Land Berlin landesweite Einkaufsgemeinschaften. Experten berichten. •Monika Schmidt | Marketing & Sales der TEK-SERVICE AG: autorisierte Besteller ordern seit 2019 über das eWarenhaus des Landes Berlin, auf Grundlage ausgeschriebener Rahmenverträge des Landes- verwaltungsamtes. Wie kam es zu dieser „Digital- strategie“? •Achim Florin | Vergabegrundsatzstelle Polizei Berlin: Die bisherige Verfahrensweise führte zu Medien- brüchen im Beschaffungsprozess. Benötigt wurde ein volldigitaler, effizienter Prozess, der zu Mehr- werten und Synergien bei den nutzenden Dienst- stellen und den Lieferanten führte. So konnte beispielsweise die gleichzeitige Mittelbindung zu den Bestellungen in unserem Haushalts- und Kassensystem in den Workflow integriert werden zu nennen; ein wirklicher Meilenstein. •Monika Schmidt: wo lagen die Herausforderungen und wo stehen Sie heute? •Achim Florin: Die technischen Details waren weniger heraus- fordernd, da die Umsetzung durch TEK erfolgte. Vielmehr erwies sich für uns die Einbindung der Dienststellen als aufwändig. Es galt die einzel- nen Mitarbeitenden mitzunehmen, die Vorteile des Berliner eWarenhauses transparent zu machen und etablierter Verhaltensweisen zu ändern (Ab- schied von „lieb“ gewordenen Excel-Tabellen…) •Monika Schmidt: welche Ziele verfolgen Sie mittel- und langfristig? •Achim Florin: Ziel des Projektes ist es, das eWarenhaus Berlin in enger Abstimmung mit dem Landesverwaltungs- amt berlinweit als Standardverfahren für die Abrufe aus dem Sammelbestellverfahren zu etab- lieren und eine zukunftssichere Fortführung des Betriebs zu erreichen. Parallel arbeiten wir weiter an einer Erweiterung des Warensortiments und vollständigen Integration der abrufberechtigten Dienststellen. •Monika Schmidt: „KomKa“ steht für Kommunales Kaufhaus RP und ist ein Service der Kommunalberatung Rheinland-Pfalz, Tochter des GstB RP. Seit 2016 steuern Städte und Gemeinden ihren Einkauf auf Grundlage landesweit gebündelter Rahmen- verträge. Was bewegt Kommunalverwaltungen Ihr Angebot anzunehmen? •Simon Layher | KomKa RP: Da gibt es mindestens drei Gründe. 1. „Verwaltung“ kann günstig, ohne eigene Ausschreibung, ihre Bedarfe decken, da die Rahmenverträge durch Komka regelmäßig ausgeschrieben werden. 2. Durch den eEinkauf erhalten die Kommunen erstmals 1zu1 Daten ihrer Verbräuche. Und 3. wer macht sich gerne die Arbeit, wenn zehn- mal im Jahr Tonerkartuschen, Babywindeln oder Feuerwehrhelme bestellt werden müssen. Immer wieder suchen, auswählen, bestellen, Zahlung veranlassen. •Monika Schmidt: seit 2019, rechnet KomKa erbrachte Leistungen, gegenüber Ihren Mitgliedern elektronisch, im Zugferd Format ab. Warum dieser Schritt? •Simon Layher | KomKa RP: Weil er per EU mit der Richtlinie 2014/55/EU gefordert war. Bis April 2020 sollte der Einsatz der standardisierten Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD 2.0 obligatorisch für die kommunale Verwaltung werden. Wir haben Fakten geschaffen. Bereits im April 2020 haben die ersten Kommunen unsere eRechnungen automatisiert empfangen und verarbeitet. •Monika Schmidt: Studien prognostizieren 1,6 Mio. fehlende Verwaltungsfachkräfte. Welche Rolle spielt das Kommunale Kaufhaus in diesem Kontext; was sind Ihre Ziele? •Simon Layher | KomKa RP: Die aktuell 10994 Gemeinden verfügen über kein „Einkaufspersonal“. Die vollständige Beschaffung läuft nebenbei und bindet unglaub- liche Ressourcen. Heute bereits schaufeln wir durch Digitalisierung im Einkauf Zeit frei. Das ver- einfacht und eliminiert unnötige Arbeiten. Damit werden Freiräume für den Hauptjob unserer Verwaltungsmitarbeiter*innen geschaffen. •Monika Schmidt: KoPart eG ist Einkaufsgenossenschaft des StGB NRW. Seit 2014 bieten Sie Ihren Mitglie- dern die Möglichkeit, über den „elektronischen Katalogeinkauf“ von landesweit gebündelten und ausgeschriebenen Rahmenverträgen zu partizipie- ren. Welche Mehrwerte ergeben sich seither für Ihre Mitglieder? •Dr. Ralf Togler | Vorstandsvorsitzender der KoPart eG: als Einkaufsgenossenschaft bietet die KoPart eG ihren Mitgliedern den Mehrwert, ihren Bedarf aus landesweit gebündelten, ausgeschriebenen Rahmenverträgen abzurufen. Zum einen hat das wirtschaftliche und vergaberechtliche Vorteile. Vor dem Hintergrund fehlender Fachkräfte entlasten unsere Einkaufsservices aber vor allem die Mitarbeiter in den Städten und Gemeinden. •Monika Schmidt: wo stehen Sie heute? Wie viele Kommunal- verwaltungen greifen auf Ihren Katalog Einkauf zu, wie viele Kataloge und Lieferanten haben Sie im Sortiment •Dr. Ralf Togler: Inzwischen nutzen bereits über 100 Verwaltungen und kommunale Organisationen unsere Services. Mit ca. 50 Rahmenverträgen decken wir den erforderlichen Bedarf an Alltagsgütern gut ab. Der Umsatz der abgerufenen Produkte liegt bei mehreren Millionen €; Tendenz steigend. Das zeigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind. •Monika Schmidt: neben wirtschaftlichen und vergaberechtlichen Aspekten hat sich gerade der eEinkauf in Krisen- zeiten als bewährt, wendig und robust erwiesen. Haben Sie ähnliche Erfahrungen sammeln können? •Dr. Ralf Togler: Tatsächlich haben wir das bei den zahlreichen Krisen der kürzeren Vergangenheit, so bspw. der Versorgung von Flüchtlingen, in Zeiten von Corona und bei der Hochwasserkatastrophe erlebt. Gerade in Krisenzeiten ist es wichtig, schnell auf kommunale Anforderungen reagieren zu können. Waren es 2014/2015 zunächst Betten, Matratzen, oder anderer Hausrat; so waren während der Pandemie Masken, Raumluftgeräte, oder Tablets für das Homeschooling von Schülern in NRW gefragt. Wasserpumpen und schweres Gerät waren dagegen bei der Hochwasserkatastrophe erforderlich. Durch die gebündelten Vorgehens- weise der KoPart eG konnten die erforderlichen Produkte schnell abgerufen werden. ANZEIGE