Wirtschaft im Südwesten - Ausgabe Juli'18 - Schwarzwald-Baar-Heuberg

Wirtschaft im Südwesten 7+8 | 2018 24 REGIO REPORT IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg Kleine Tipps – große Wirkung Datenschutz rund um das Arbeitsverhältnis Seit am 25. Mai die neue Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten ist, ist der Datenschutz in aller Munde. Auch im Rahmen bestehender Arbeitsverhältnisse und im Bewer- bungsprozess sind datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten. In Deutschland gilt dabei schon lange das Prinzip der Datensparsam- keit, das heißt, es dürfen also nur die Daten erhoben werden, die das Unternehmen tatsächlich benötigt. Bewerbungsprozess Im Rahmen eines Bewerbungsprozesses dürfen zum Beispiel nur Da- ten erhoben werden, die für die Entscheidung, wer eingestellt werden soll, relevant sind. Hierzu zählen insbesondere Zeugnisse, Lebenslauf und natürlich die Kontaktdaten der Bewerber. Informationen, die bei der Entscheidung keine Rolle spielen oder nicht spielen dürfen, sollten gar nicht erst erfragt werden – so zum Beispiel religiöse und politische Überzeugungen oder die familiäre Situation. Die Daten der Bewerber, die bei der Stellenbesetzung nicht be- rücksichtigt wurden, sollten zeitnah gelöscht werden. Eine längere Speicherung, etwa für den Fall, dass in Zukunft eine andere Stelle frei wird, ist nur mit der ausdrücklichen Einwilligung des Bewerbers zulässig. Arbeitsverhältnis Im Arbeitsverhältnis sind die Daten aus der Bewerbungsphase natür- lich weiterhin relevant und können beispielsweise in die Personalakte übernommen werden. Zusätzlich darf der Arbeitgeber auch die Daten erheben, die für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforder- lich sind. Solche Daten sind unter anderem Kontoverbindung, Gehalt, Arbeitszeiten, Kirchenzugehörigkeit (wegen Kirchensteuer) sowie wich- tige Kennzahlen, wie etwa Steuer- und Sozialversicherungsnummer. Möchte der Arbeitgeber weitere Daten verarbeiten, muss er sich dafür eine Erlaubnis von seinen Mitarbeitern einholen. Dies ist etwa bei den mittlerweile verbreiteten Fotos von Ansprechpartnern im Internet zu beachten. Diese Einwilligungen müssen freiwillig erfolgen und sind jederzeit widerruflich. Informationspflichten Diese Anforderungen an den Umgang mit Arbeitnehmerdaten beste- hen schon länger. Durch die DSGVO sind in diesem Zusammenhang vor allem umfangreiche Informationspflichten geschaffen worden. So müssen Mitarbeiter über Umfang und Zweck der sie betreffenden Datenverarbeitung informiert werden. Außerdem müssen sie über ihre Rechte (Einsicht, Änderung und Löschung) sowie die Möglichkeit des Widerspruchs gegen die Nutzung und einer Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde aufgeklärt werden. Do Kleine und mittelständische Betriebe haben meist einen anderen Informationsbedarf als große Unternehmen. Kleine Tipps können deshalb schon einen großen Nutzen bringen. Auf dieser Doppelseite möchten wir Ihnen wertvolle Hinweise geben – und sind Ihnen dankbar für Ihre Fragen, die wir Ihnen gerne beantworten (ratgeber@vs.ihk.de) . Zwei Tipps Tipp 1: Arbeitgeber sollten sich die Ein- willigung in Datenverarbeitungen aus Gründen der Nachweisbar- keit unbedingt schriftlich geben lassen. TIPP 2: Weiteres umfangreiches Material rund um das Thema DSGVO ist abrufbar auf der Internetseite der IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg unter www.ihk-sbh.de/dsgvo.